Was ein Kurzbericht binnen 24 Stunden leisten muss
Der vollständige Bericht ist für die Akte. Der Kurzbericht ist für die Entscheidung, die morgen früh ansteht.
Wir stellen nach jedem Werksbesuch innerhalb von 24 Stunden einen Kurzbericht aus, bevor der vollständige Bericht erstellt wird. Die beiden Dokumente haben unterschiedliche Zwecke, und ihre Verwechslung kostet Käufer Zeit.
Ein Kurzbericht beantwortet eine Frage: Kann diese Lieferung freigegeben werden? Er nennt den tatsächlich begutachteten Umfang, die erfassten Positionen mit ihrer rückverfolgbaren Identität, festgestellte Abweichungen samt Schweregrad und eine eindeutige Freigabeposition — freigegeben, unter Auflagen freigegeben oder gesperrt. Er ist kurz, verzichtet auf Beiwerk außer den relevanten Fotos und geht am selben oder am nächsten Arbeitstag heraus.
Was er nicht tun darf: sich absichern. Ein Kurzbericht mit der Formulierung „einige Maßabweichungen wurden festgestellt, vollständiger Bericht folgt" sagt dem Käufer nichts Handlungsrelevantes. Liegt eine Abweichung außerhalb der Toleranz, benennt der Kurzbericht sie und die betroffenen Positionen. Konnte der Prüfer etwas nicht verifizieren, weil der Lieferant nicht bereit war, steht auch das darin — ein unvollständiger Umfang ist selbst ein Befund.
Der vollständige Bericht folgt binnen drei Arbeitstagen und enthält die Nachweise: Messprotokolle, Zeugnisprüfungen, Fotodokumentation und den Erledigungsstand zu jedem aufgeworfenen Punkt. Dieses Dokument wandert in die Dokumentation und hält einer Auditprüfung stand. Die Entscheidung, ob der LKW fährt, kann darauf aber meist nicht warten — dafür ist der Kurzbericht da.